Bem-vindo à faturação eletrónica da GlaxoSmithKline

A GSK junta-se à Tungsten Network, a plataforma de faturação eletrónica global

Bem-vindo à página de ajuda dos serviços de NE da Tungsten Network/GSK

Esta página destina-se a ajudar os fornecedores da GSK a entender as implicações, caraterísticas e vantagens dos Serviços de NE (Nota de encomenda), lançados em setembro de 2015.

A GSK implementou os Serviços de NE com dois objetivos claros:

  • Tornar a faturação eletrónica mais rápida e fácil para os nossos fornecedores
  • Eliminar os erros frequentes que provocam atrasos na aprovação e no pagamento das faturas

Aviso importante: apenas determinadas entidades da GSK e determinadas NE estão incluídas nos serviços de NE.  

Clique aqui para saber se o seu cliente GSK enviará informações sobre as notas de encomenda à Tungsten Network.

 

Fornecedores de Formulários Web

Para as NE enviadas à Tungsten (clique aqui para consultar as exceções e os clientes abrangidos), agora já pode iniciar sessão na Tungsten, ver a sua nota de encomenda e convertê-la numa fatura eletrónica com apenas alguns cliques.

Ajuda e assistência para os fornecedores de Formulários Web

A funcionalidade de conversão de NE da Tungsten é fácil e rápida de utilizar, especialmente se, familiarizar-se com os tutoriais em vídeo e PDF acima.

Desde 28 de setembro de 2015, pode converter rapidamente uma NE numa fatura. Todos os dados da NE serão extraídos automaticamente para que não tenha de os inserir ou editar manualmente. Portanto, se a NE aparecer no portal da Tungsten, recomendamos vivamente que utilize a funcionalidade de Conversão de NE da Tungsten.

Tenha em atenção que nem todas as entidades empresariais da GSK ou NE estão incluídas. Aceda a esta página para saber mais detalhes.

Perguntas frequentes

  • Não, a GSK continuará a enviar as notas de encomenda aos fornecedores da forma habitual.

  • Primeiro, verifique esta página para garantir que a sua NE ou cliente GSK é abrangido por este projeto. Presumindo que a NE é abrangida, verifique novamente o portal dentro de algumas horas. Se continuar a não ver a NE, contacte a Assistência da Tungsten.

  • As NE começarão a ser apresentadas no portal entre 2 a 5 dias úteis. Continue a verificar a secção "As minhas NE" do portal. Se após 5 dias continuar a não ver qualquer nota de encomenda no portal, contacte a Assistência da Tungsten.

  • Pode verificar a secção "As minhas NE" da sua conta no portal da Tungsten. Além disso, se pretender receber notificações por e-mail quando uma nova NE é apresentada na sua conta, contacte a Assistência da Tungsten, que poderá ajudá-lo a configurar esta definição.

  • Como parte do compromisso contínuo da GSK para melhorar a eficiência e a experiência do fornecedor, a implementação de Conversão da NE significa que:

    • Os fornecedores podem agora criar uma fatura com apenas alguns cliques!
    • Não é necessária a introdução manual de dados, pois os dados das linhas da fatura são pré-preenchidos por si!
      • Isto reduz erros de digitação que podem levar a discrepâncias na GSK, resultando em exceções e atrasos de pagamentos.
    • Pode criar faturas eletrónicas mais fácil e rápido do que nunca
    • Desfrute de menos atrasos ou questões graças às validações melhoradas da Tungsten
  • A política da GSK consiste em emitir uma NE em PDF aos fornecedores quando são necessários produtos ou serviços. A partir de 28 de setembro de 2015, estas NE também estarão disponíveis no portal da Tungsten para Conversão de NE. (A menos que o seu cliente GSK não seja abrangido; clique aqui para obter mais informações)

    • Se tiver uma NE em PDF, deverá conseguir vê-la no portal.
    • Se a GSK lhe tiver encomendado produtos/serviços e não tiver uma NE em PDF, contacte o seu cliente GSK.
  • Não, só pode utilizar a Conversão de NE se tiver sido emitida uma NE elegível da GSK. Incentive o seu cliente GSK a emitir NE no futuro para que possa tirar o máximo partido da Conversão de NE. Entretanto, emita uma fatura através do formulário Web da Tungsten da forma habitual.

  • Nem todas as NE da GSK estarão disponíveis no portal da Tungsten. Clique aqui para consultar se o seu cliente GSK é abrangido.

    • Se o seu cliente for abrangido e recebeu uma NE em PDF da GSK, mas esta não aparece no portal, volte a verificar após 24 horas. Se após 24 horas a NE ainda não aparecer, contacte a Assistência da Tungsten.
    • Se o seu cliente GSK não for abrangido, continue a enviar faturas da forma habitual.
  • A mensagem de erro apresentada no alerta por e-mail e/ou no Portal da Tungsten deverá explicar o problema e o que tem de fazer para resolver a situação (se necessário). Caso necessite de ajuda adicional, contacte a Assistência da Tungsten.

  • Não. A Conversão de NE foi especificamente concebida para que as principais informações da NE sejam pré-preenchidas na fatura, para que não tenha de perder tempo a registá-las! (Estes campos incluem o número da NE, a descrição, a quantidade e a unidade de medida).

  • Sim, tem de adicionar campos necessários, como número da fatura, data da fatura, taxas de imposto, entre outros.

  • Sim, pode. A GSK tem todo o gosto em receber anexos que não excedam os 5 MB.

  • A Conversão de NE da Tungsten permite-lhe ajustar as quantidades para corresponder à entrega parcial à GSK.

    Em caso de envios parciais, os fornecedores podem utilizar a Conversão de NE várias vezes para uma única NE.

    O portal da Tungsten Network oferece uma monitorização simples de quaisquer faturas geradas anteriormente através da Conversão de NE. Tal, irá lhe permitir se certificar das quantidades restantes a faturar.

  • Certifique-se de que seguiu os tutoriais, assistiu aos vídeos e leu as Perguntas frequentes. Além disso, não se esqueça da secção "Que NE são abrangidas?".

Fornecedores com Solução Integrada

A GSK continua a melhorar os seus serviços através da Tungsten. A 28 de setembro de 2015, a GSK introduziu validações melhoradas das notas de encomenda (NE). Isto foi desenvolvido para melhorar o processo de correspondência das faturas na GSK e para ajudar a pagar aos fornecedores a tempo.

Tenha em atenção que a GSK continuará a enviar-lhe as notas de encomenda por e-mail.

A Tungsten irá verificar a NE para assegurar que:

  • A empresa que consta na NE corresponde à empresa à qual está a faturar
  • O número de NE indicado está correto
  • Os números de itens de linha correspondem à NE
  • Apenas um número de NE é indicado por fatura

Perguntas frequentes

  • Para assegurar que as suas faturas são aprovadas pelos nossos testes de validação, recomendamos que espere entre 2 a 5 dias úteis (desde o dia de registo) antes de enviar a sua primeira fatura eletrónica através da Tungsten Network. Caso tenha problemas ou necessite de ajuda, contacte a Assistência da Tungsten.

  • Como parte do compromisso contínuo da GSK para melhorar a eficiência e a experiência do fornecedor, a implementação dos Serviços de NE significa que os fornecedores podem esperar menos atrasos ou questões graças às validações melhoradas da Tungsten.

  • A GSK recomenda que todos os fornecedores emitam faturas com os mesmos dados (código/descrição do produto, unidade de medida, preço unitário) indicados na NE da GSK. Caso algum destes campos seja diferente da fatura, existe um risco de atraso ou de rejeição.

  • A mensagem de erro apresentada no alerta por e-mail e/ou no Portal da Tungsten deverá explicar o problema e o que tem de fazer para resolver a situação (se necessário). Certifique-se de que está a faturar à mesma entidade empresarial da GSK da qual recebeu a NE. Caso necessite de ajuda adicional, contacte a Assistência da Tungsten.

  • Pode enviar faturas eletrónicas a qualquer entidade legal com a qual faz negócios e recebe encomendas. Clique aqui para consultar uma lista completa das entidades empresariais da GSK na Tungsten Network.

    Nota: as faturas enviadas à entidade errada serão rejeitadas pelas validações da Tungsten.

  • Certifique-se de que seguiu os tutoriais, assistiu aos vídeos e leu as Perguntas frequentes. Além disso, não se esqueça da secção "Que NE são abrangidas?".

Ainda necessita de ajuda? Contacte a equipa especializada da Assistência da Tungsten!

    Envie um pedido ou um problema para a nossa equipa de assistência e entraremos em contacto assim que possível.

    Descreva o seu problema ou a sua questão de forma detalhada.

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