Bem-vindo à faturação eletrónica da GE

A GE estabeleceu uma parceria com a Tungsten Network para oferecer aos fornecedores uma forma mais simples de enviar faturas

Apoiamo-lo em todas as etapas

Com mais de uma década de experiência, elaborámos um vasto conjunto de perguntas frequentes (FAQ) e documentos para o ajudar em cada passo

Perguntas gerais

  • A Tungsten Network oferece faturação eletrónica, análises e soluções de fluxo de trabalho para empresas de todo o mundo. Para obter mais informações sobre os nossos produtos e serviços, visite o nosso sítio Web.

    • Entrega de faturas segura e garantida, fim do extravio de faturas enviadas pelo correio
    • O processamento das suas faturas será menos moroso
    • Não ocorrerão mais atrasos devido à ausência de informação, envio para o local errado ou intervenção manual
    • Tecnologia de FORMATO DE DADOS DE QUALQUER PARA QUALQUER FORMATO - não é necessário programa ou equipamento adicional
    • Maior transparência no processamento e melhor gestão do fluxo de caixa resultante do acesso e comunicação 24 horas por dia, 7 dias por semana
    • Em conformidade com o IVA, independentemente do local de envio ou receção das faturas
    • É fácil e económico enviar faturas, a qualquer momento
  • Sim. A partir de 2016, a utilização da faturação eletrónica da Tungsten tornar-se-á num critério formal de seleção de vendedores por parte da GE. Embora isto não cause necessariamente uma desqualificação imediata dos vendedores que não estejam em conformidade, esperamos que esses vendedores, com o tempo, acabem por se aperceber que estão em desvantagem.

  • A Tungsten Network oferece dois níveis de faturação eletrónica. Cada uma das soluções inclui um número de faturas gratuitas todos os meses.

    Para os fornecedores da GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) e da BHGE – anteriormente, conhecida como GE Oil & Gas – todas as transações enviadas através da Solução de Formulário Web são gratuitas!

    Para as outras Unidades Operacionais da GE, os fornecedores de formulário Web podem adquirir novas transações através do portal da Tungsten Network. Pode aceder à página "Comprar transações Tungsten Network" no menu "Faturação" (o mesmo menu que inclui a página "Criar fatura").

  • As transações entre si e o seu cliente continuarão a ser no mesmo idioma. Deverá continuar a enviar as faturas no mesmo idioma que utiliza normalmente.

    Caso necessite de assistência, crie um pedido com a Tungsten Network ou contacte a equipa de Assistência.

Perguntas sobre o registo

  • Tanto o comprador como o vendedor têm de ser membros da Tungsten Network para poder enviar e receber faturas eletrónicas através da Tungsten.

    Se tiver recebido um correio eletrónico da Tungsten Network a convidá-lo para se juntar à rede em nome da GE, basta clicar na hiperligação de ativação que consta na mensagem eletrónica e seguir os passos de registo. (É uma hiperligação personalizada que contém dados pré-carregados para o ajudar a acelerar o processo de registo.)

    Caso contrário, envie um e-mail para [email protected] , para solicitar a sua ligação de registo.

    Muitos dos seus clientes podem já ser membros da rede. Num prazo de 24 horas após aderir à Tungsten Network, pode enviar faturas eletrónicas a esses clientes.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Não. NÃO é necessário nenhum software ou hardware adicional. Apenas necessita de uma ligação à Internet para enviar faturas eletrónicas através da Tungsten Network.

  • Os requisitos mínimos do sistema operativo são: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux ou Mac OS 9.2*.

    Os requisitos mínimos do navegador são: versão 9 do Internet Explorer e as versões mais recentes do Firefox, Chrome, Safari e Opera.

  • Assim que estiver inscrito na rede, a Tungsten permite-lhe enviar faturas eletrónicas a outros clientes compradores que fazem parte da rede, sem custos adicionais. Clique em "Customer Connect" (Ligação do cliente) no seu portal do fornecedor para localizar facilmente outros compradores.

  • Não, a expetativa da GE é que, após receber esta notificação, comece a enviar todas as faturas através da Tungsten e já não deve enviar mais faturas em papel (serão rejeitadas se forem recebidas). Pretende-se assim evitar qualquer possível duplicação.

  • Quando um fornecedor ou comprador se regista no Portal da Tungsten, este tem de nomear um administrador. Os detalhes do administrador podem ser consultados clicando em "A minha conta" e, depois, clicando em "O meu perfil" – os detalhes serão apresentados na parte inferior do ecrã.

    O administrador pode depois adicionar novos utilizadores e alterar direitos de acesso.

Conformidade

  • Sim. A Tungsten Network é uma empresa global e permite que os seus membros troquem faturas em todo o mundo. A Tungsten Network está em conformidade com as regulações fiscais locais, permitindo aliviar os seus encargos de conformidade. Em parceria com a PwC, garantimos o cumprimento das regulações fiscais e de faturação na Europa, América do Norte e na região da Ásia e Pacífico.

    Contacte-nos para obter mais informações sobre a conformidade global.

  • Sim. A faturação eletrónica da Tungsten Network está em conformidade com as regulações locais fiscais e de IVA. Temos uma parceria com a PwC para garantir o cumprimento das regulações locais fiscais e de faturação eletrónica.

    Os compradores e fornecedores associados à Tungsten Network recebem uma versão em PDF da fatura assinada digitalmente. Esta é a imagem da fatura que está em conformidade com os trâmites fiscais. O comprador pode utilizar este documento para fins de fluxo de trabalho e auditoria.

    Os membros da Tungsten Network podem armazenar o PDF assinado digitalmente no seu próprio arquivo eletrónico ou aceder ao mesmo no arquivo da Tungsten Network, disponível em permanência.

    Contacte-nos para obter mais informações sobre a conformidade global.

  • Graças à faturação eletrónica, não é necessário imprimir ou guardar cópias em papel das suas faturas. A Tungsten Network não só envia os dados da fatura para o sistema de contabilidade do comprador, mas envia também um PDF assinado digitalmente que pode ser usado para fins de fluxo de trabalho e auditoria fiscal. Esta é a fatura que está em conformidade com os trâmites fiscais.

    A Tungsten Network armazena cada fatura enviada por toda a rede de faturação eletrónica no arquivo de faturas. Todos os membros da rede podem aceder a este arquivo 24 horas por dia, 7 dias por semana através do portal da Tungsten Network.

  • A PricewaterhouseCoopers disponibiliza aconselhamento fiscal à Tungsten Network. A Tungsten Network recorre a organizações locais da PwC para estabelecer ligações com as respetivas autoridades fiscais locais, para garantir que possuímos as informações fiscais mais atualizadas para integrar no nosso produto

    As nossas faturas são assinadas digitalmente pela TrustWeaver. A TrustWeaver disponibiliza ferramentas que facilitam o cumprimento e a auditoria de documentos e de processos empresariais através de soluções inovadoras de assinatura eletrónica.

  • Nesse caso, a Tungsten não poderá fornecer um documento fiscal eletrónico legalmente válido e assinado digitalmente pela TrustWeaver. Em vez disso, a Tungsten facultará uma imagem do fluxo de trabalho da fatura com todas as informações relevantes, embora esse documento não tenha valor legal para efeitos de auditoria ou de reembolso do IVA.

  • Essencialmente, uma assinatura digital prova ao Comprador que uma fatura foi legitimamente enviada pelo Fornecedor identificado na mesma. As assinaturas digitais são utilizadas para demonstrar a autenticidade da origem de uma fatura, bem como a integridade dos dados do documento original. As assinaturas da Tungsten Network são emitidas pela TrustWeaver e contêm um carimbo de data e hora.

    É necessário verificar todas as assinaturas das faturas antes de avançar com o respetivo processamento, de forma a encerrar os registos de auditoria. No entanto, tal pode ser realizado pela Tungsten Network mediante autorização explícita por escrito do cliente, se necessário.

  • A Tungsten Network armazena cada fatura enviada por toda a rede de faturação eletrónica no arquivo de faturas. Todos os membros da rede podem aceder a este arquivo 24 horas por dia, 7 dias por semana através do portal da Tungsten Network. As faturas são armazenadas sequencialmente e estão sempre disponíveis para consulta. Desde que as faturas sejam armazenadas no arquivo eletrónico, a Tungsten Network garante a respetiva legibilidade e proteção contra o acesso não autorizado.

  • O acesso ao serviço Tungsten, incluindo ao Formulário Web, requer três credenciais de autorização. Além disso, cada sessão é protegida por encriptação SSL de 128 bits padrão do setor utilizando certificados de servidor de classe 3 da Verisign. Depois de criada, a sua fatura é guardada no arquivo seguro onde é protegida pelas mais recentes medidas de segurança testadas diariamente.

    Isto significa que apenas os utilizadores autorizados podem aceder ao sítio e que, depois de estarem ligados, todas as comunicações são privadas e os dados estão completamente protegidos.

Enviar as suas faturas através da Tungsten Network

    • Recebi uma carta de convite da Tungsten Network em nome da GE
    1. Se a sua carta contém uma ligação, clique na ligação e preencha os campos necessários
    2. Se a sua carta não contém uma ligação, contacte os seus Especialistas de integração da GE

    O registo apenas fica totalmente concluído quando selecionar e estabelecer ligação aos seus clientes da GE.

    • Não recebi uma carta de convite, mas gostaria de me juntar – registo ad hoc
    1. Aceda a tungsten-network.com/register
    2. Pesquise pela empresa
    3. Introduza os detalhes da empresa
    4. Introduza os detalhes de utilizador
    5. Aceite os termos e condições da Tungsten Network
    6. Registo concluído
    7. O registo apenas fica totalmente concluído quando selecionar e estabelecer ligação aos seus clientes da GE.

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã

     

     

  • Após iniciar sessão na Tungsten Network, clique no separador Clientes e selecione a opção Estabelecer ligação com um cliente.

    Pode encontrar a lista completa das entidades compradoras da GE atualmente disponíveis aqui: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

     

  • Irá receber um e-mail com RTT no assunto. Esta é a notificação que indica que está "Pronto para fazer transações". Neste RTT, a GE fornece-lhe as instruções e informações de contacto dos seus Especialistas de integração da GE. Caso tenha alguma questão ou saldo pendente que gostaria de liquidar antes de iniciar a sua viagem pela Tungsten, contacte os Especialistas de integração da GE. Caso contrário, a GE começará a ativação dentro de 3 dias. A conclusão da ativação pode demorar até 5 dias úteis. Por isso, no prazo de 8 dias após a receção do RTT, verá as suas Notas de encomenda abertas no portal.

    Caso não veja as suas Notas de encomenda, contacte os Especialistas de integração da GE.

  • Ao enviar uma fatura para a GE, utilize sempre o separador Notas de encomenda para converter as NE, em vez de criar uma fatura a partir do zero.

    1. Inicie a sua sessão no portal da Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Quando iniciar sessão, clique em Notas de encomenda no lado esquerdo do ecrã. Selecione o seu cliente e defina um intervalo de datas – recomenda-se 12 meses. Em seguida, clique em "Executar".
    3. Clique no botão azul com o sinal "+", mesmo antes da NE.
    4. Clique no botão "Aceitar NE", na parte inferior da página (também terá a opção de rejeitar ou arquivar)
    5. Clique no botão "Converter NE"
    6. Introduza o número da fatura e, em seguida, selecione a linha ao marcar a caixa branca. Introduza o valor pretendido e adicione a taxa de imposto.
    7. Confirme se a data introduzida está correta.
    8. Na última página, poderá introduzir as suas informações de contacto, adicionar custos de carga ou custos adicionais, caso existam (com o botão verde "ADICIONAR", ver imagem em anexo) e poderá anexar documentos de apoio adicionais se desejar. Aqui, terá de introduzir a data de pagamento do imposto à direita e a data de entrega. Caso não saiba estas datas, pode continuar com a data de envio.
    9. Clique no botão "Enviar fatura" para concluir o envio.

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

  • Caso seja um fornecedor da GE Renewable Energy ou BHGE, não tem permissão para adicionar custos adicionais. Contacte o seu comprador da GE/contacto da GE para obter mais informações.

    Caso seja um fornecedor da GE Healthcare, pode encontrar as instruções aqui:

    Ao criar a sua fatura, terá a opção de adicionar custos de carga e custos adicionais à sua fatura. Na última página da conversão da NE, após as suas informações de contacto e as informações da GE, na secção "Itens da fatura" existe o botão verde "Adicionar". Se clicar neste botão, pode adicionar os custos.

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

     

  • Podem existir vários motivos para isto. Vamos verificar os mais frequentes:

    • Certifique-se de que utiliza os critérios corretos ao pesquisar por Notas de encomenda no separador "Notas de encomenda". Tente deixar todos os critérios no valor predefinido exceto o do cliente e o do intervalo de datas da NE, que são obrigatórios. Além disso, a GE recomenda selecionar "últimos 12 meses" ou utilizar um intervalo de datas personalizado. Todas as Notas de encomenda criadas ou modificadas no espaço de 1 ou 2 anos, dependendo da unidade empresarial da GE, serão carregadas para a Tungsten.
    • Recebeu uma carta de registo com uma ligação incluída, mas o registo foi realizado através do Portal e não através da ligação. Tem várias contas Tungsten e as Notas de encomenda estão alocadas à conta errada. Neste caso, as suas contas devem ser agrupadas. Envie um e-mail para[email protected]
    • Recebeu um alerta de e-mail a indicar que a sua conta estava Pronta para fazer transações, mas as Notas de encomenda não estão disponíveis. O e-mail indica que tem 3 dias para colocar uma questão à GE antes que ocorra a ativação da sua conta por parte da GE. Caso não tenha fornecido feedback, a ativação ocorrerá em 7 dias úteis e não precisa de realizar qualquer ação. Se após 5 dias úteis as suas Notas de encomenda ainda não estiverem disponíveis, contacte a equipa da GE através do: [email protected]
    • Se a sua Nota de encomenda (NE) tiver mais de 2 anos ou tiver sido totalmente faturada, a NE não será apresentada no portal. Neste caso, contacte o seu comprador da GE para renovar ou fornecer uma nova NE.
    • Existe uma caixa de verificação em cada linha da NE. É necessário marcá-la para selecionar a linha da NE para conversão. Se a linha estiver selecionada, mas os campos permanecerem a cinzento, significa que a Nota de encomenda não é de receção de mercadoria. Entre em contacto com o comprador da GE ou o administrador da NE, uma vez que têm de criar a nota de Receção de mercadoria.
      Quando a nota de Receção de mercadoria for criada, a NE na Tungsten será atualizada em poucas horas, no máximo no dia seguinte.
    • Se a Quantidade disponível for 0, porque já enviou uma fatura para essa linha, os campos respetivos estarão a cinzento. Se quiser enviar mais faturas para essa linha, contacte o seu comprador da GE.
  • Contacte o seu Requerente da GE para atualizar a base de dados da GE com os seus preços atuais. Os dados modificados serão automaticamente integrados na Tungsten em poucas horas.

  • Contacte o seu Requerente da GE para atualizar a base de dados da GE com a quantidade necessária. Os dados modificados serão automaticamente integrados na Tungsten em poucas horas.

    • A minha empresa está registada nos EUA e não consigo encontrar taxas de impostos para aplicar no Formulário Web

    Pode introduzir o valor do imposto na última etapa da conversão da NE no campo "Imposto total", antes de clicar no botão "Enviar".

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

    • A minha empresa está registada no Canadá e não consigo adicionar impostos à minha fatura no Formulário Web

    Defina as taxas e os códigos fiscais aplicáveis à sua empresa, antes de iniciar a faturação para a GE. Para obter mais informações, visite https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

    • Países com IVA/GST

    Não é possível produzir faturas de impostos estrangeiros na Tungsten Network. Caso a sua empresa exerça atividade num país diferente, contacte os seus Especialistas de integração da GE.

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

     

     

  • A data da fatura na sua fatura da Tungsten corresponderá sempre ao dia em que enviou a fatura com êxito. Recomendamos que conclua o envio da fatura da Tungsten assim que possível, de preferência no mesmo dia em que é criado o registo contabilístico de contas a receber no seu sistema de faturação.

  • Sim, é possível até que a quantidade da NE abranja o valor das suas faturas. Se a NE tiver várias linhas, pode faturar qualquer uma das linhas em primeiro lugar e faturar as restantes mais tarde. Se a NE tiver apenas uma linha, a quantidade a faturar pode ser modificada no campo das quantidades. Caso contrário, o sistema utiliza automaticamente o total de Quantidade disponível como predefinição. O mesmo se aplica para NE com várias linhas, quando for apenas selecionada uma linha.

  • Se surgir a indicação de que a sua fatura falhou, significa que a fatura falhou as validações que a Tungsten Network realiza em nome da GE e não foi enviada para a GE.

    Uma fatura falhada pode ser enviada novamente. No entanto, antes de a enviar novamente, certifique-se de que verifica o motivo da falha e realiza as correções necessárias. Caso precise de ajuda para entender os motivos da falha, envie um pedido de assistência através do Portal da Tungsten ou envie um e-mail para [email protected].

  • A GE rejeitou a sua fatura. Se precisar de mais informações, envie um e-mail para [email protected]

  • Provavelmente, existe um problema técnico com a interface entre os sistemas da Tungsten e da GE. Envie um pedido através do Portal da Tungsten ou envie um e-mail para [email protected]

  • A transição para a faturação eletrónica não afeta o seu contrato/acordo de pagamento com a GE. A Tungsten não calcula a data de vencimento do pagamento, mas sim apresenta os dados recebidos do sistema da GE.

    Pode verificar a data de pagamento prevista ao introduzir o número da fatura/número da NE/número da transação no campo de pesquisa na sua conta da Tungsten ou no separador "Faturas – "Estado da fatura".

    A data de vencimento do pagamento estará disponível quando o estado da fatura for "Aprovado".

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

  • Não, a fatura criada na Tungsten é a fatura legal que pode utilizar para os seus próprios efeitos contabilísticos.

  • Tem de ser o Administrador da sua conta para adicionar utilizadores adicionais

     

    1. Inicie sessão em tungsten-network.com/login
    2. Quando iniciar sessão, clique em "A sua conta" no canto superior direito da página
    3. Clique em "Ver os seus utilizadores e respetivos direitos"
    4. Pode agora ver os utilizadores atuais. Pode transferir os direitos de Administrador para outro utilizador ao clicar em "Admin".
    5. Pode alterar um perfil de um utilizador atual ou os direitos de acesso ao clicar no botão "Editar"
    6. Clique em "Adicionar" para adicionar um novo utilizador. Introduza os seus detalhes e clique em "Guardar". O utilizador receberá um e-mail para definir as suas credenciais de início de sessão
    7. Após guardar, pode clicar no separador "Direitos de acesso" para determinar o seu nível de acesso. Clique em "Guardar" quando terminar

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

    1. Inicie sessão em tungsten-network.com/login
    2. Quando iniciar sessão, clique em "A sua conta" no canto superior direito da página
    3. Clique em "Atualizar os detalhes da empresa"

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

     

    1. Inicie sessão no portal da Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Quando iniciar sessão, clique em "Ajuda e assistência", no canto superior direito da página, e, em seguida, clique em "Criar pedido"
    3. Introduza a sua questão com o máximo de detalhes possível. Clique em "Enviar". Ser-lhe-á fornecido um n´úmero de referência do pedido que pode acompanhar.

    Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.

  • Contacte o nível 1 de assistência através de [email protected] e forneça o número do pedido da Tungsten.

  • Ao efetuar o registo na Tungsten Network, também tem acesso a equipas de assistência dedicadas que o podem auxiliar na transição para a sua nova plataforma de faturação. Pode contactar as seguintes equipas de assistência:

     

Envie um pedido ou um problema para a nossa equipa de assistência e entraremos em contacto assim que possível.

Descreva o seu problema ou a sua questão de forma detalhada.

Opcional

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