Bem-vindo à faturação eletrónica da GE
A GE estabeleceu uma parceria com a Tungsten Network para oferecer aos fornecedores uma forma mais simples de enviar faturas
A GE estabeleceu uma parceria com a Tungsten Network para oferecer aos fornecedores uma forma mais simples de enviar faturas
Com mais de uma década de experiência, elaborámos um vasto conjunto de perguntas frequentes (FAQ) e documentos para o ajudar em cada passo
Quem é a Tungsten Network?
A Tungsten Network oferece faturação eletrónica, análises e soluções de fluxo de trabalho para empresas de todo o mundo. Para obter mais informações sobre os nossos produtos e serviços, visite o nosso sítio Web.
Que vantagens tenho ao utilizar a Tungsten?
A faturação eletrónica será um requisito para novos concursos e novos fornecedores?
Sim. A partir de 2016, a utilização da faturação eletrónica da Tungsten tornar-se-á num critério formal de seleção de vendedores por parte da GE. Embora isto não cause necessariamente uma desqualificação imediata dos vendedores que não estejam em conformidade, esperamos que esses vendedores, com o tempo, acabem por se aperceber que estão em desvantagem.
Existem custos associados a este serviço?
A Tungsten Network oferece dois níveis de faturação eletrónica. Cada uma das soluções inclui um número de faturas gratuitas todos os meses.
For suppliers of GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) – all transactions through Web From solution is free of charge!
Para as outras Unidades Operacionais da GE, os fornecedores de formulário Web podem adquirir novas transações através do portal da Tungsten Network. Pode aceder à página "Comprar transações Tungsten Network" no menu "Faturação" (o mesmo menu que inclui a página "Criar fatura").
A Tungsten pode trabalhar com pessoal que fale outros idiomas?
As transações entre si e o seu cliente continuarão a ser no mesmo idioma. Deverá continuar a enviar as faturas no mesmo idioma que utiliza normalmente.
Caso necessite de assistência, crie um pedido com a Tungsten Network ou contacte a equipa de Assistência.
A GE pediu-me para utilizar a Tungsten Network no envio das faturas. O que é que devo fazer?
Tanto o comprador como o vendedor têm de ser membros da Tungsten Network para poder enviar e receber faturas eletrónicas através da Tungsten.
Se tiver recebido um correio eletrónico da Tungsten Network a convidá-lo para se juntar à rede em nome da GE, basta clicar na hiperligação de ativação que consta na mensagem eletrónica e seguir os passos de registo. (É uma hiperligação personalizada que contém dados pré-carregados para o ajudar a acelerar o processo de registo.)
If you have not, please contact [email protected] to request your registration link.
Muitos dos seus clientes podem já ser membros da rede. Num prazo de 24 horas após aderir à Tungsten Network, pode enviar faturas eletrónicas a esses clientes.
É necessário assinar um contrato com a Tungsten Network?
Sim, independentemente da solução que escolha, terá de aceitar os termos e condições da Tungsten Network.
É necessário instalar algum software?
Não. NÃO é necessário nenhum software ou hardware adicional. Apenas necessita de uma ligação à Internet para enviar faturas eletrónicas através da Tungsten Network.
Quais são os requisitos mínimos do sistema para utilizar a Tungsten Network?
Os requisitos mínimos do sistema operativo são: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux ou Mac OS 9.2*.
Os requisitos mínimos do navegador são: versão 9 do Internet Explorer e as versões mais recentes do Firefox, Chrome, Safari e Opera.
Posso utilizar a Tungsten Network para enviar faturas eletrónicas a todos os meus clientes?
Assim que estiver inscrito na rede, a Tungsten permite-lhe enviar faturas eletrónicas a outros clientes compradores que fazem parte da rede, sem custos adicionais. Clique em "Customer Connect" (Ligação do cliente) no seu portal do fornecedor para localizar facilmente outros compradores.
Assim que receber a notificação RTT (Ready to Transact/Pronto para Transacionar) da Tungsten, ainda posso enviar as minhas faturas em papel?
Não, a expetativa da GE é que, após receber esta notificação, comece a enviar todas as faturas através da Tungsten e já não deve enviar mais faturas em papel (serão rejeitadas se forem recebidas). Pretende-se assim evitar qualquer possível duplicação.
Quem é responsável por fornecer dados de início de sessão da Tungsten de acesso suplementar para outros utilizadores?
Quando um fornecedor ou comprador se regista no Portal da Tungsten, este tem de nomear um administrador. Os detalhes do administrador podem ser consultados clicando em "A minha conta" e, depois, clicando em "O meu perfil" – os detalhes serão apresentados na parte inferior do ecrã.
O administrador pode depois adicionar novos utilizadores e alterar direitos de acesso.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã
I have tried to register but received a message that my company already has a Tungsten Network account. How do I proceed?
If you have tried to register but received a message advising a company with the same VAT ID is already registered, you will need to be given access to your company’s existing account.
If you know who your admin is, they can grant you access by following these steps:
If you do not know who your account admin is or your account admin has left the company and you would like to be granted access, please fill in this form https://tungsten-network.my.site.com/contactAccountAccess/s/?language=en_US
As faturas podem ser enviadas para vários países?
Sim. A Tungsten Network é uma empresa global e permite que os seus membros troquem faturas em todo o mundo. A Tungsten Network está em conformidade com as regulações fiscais locais, permitindo aliviar os seus encargos de conformidade. Em parceria com a PwC, garantimos o cumprimento das regulações fiscais e de faturação na Europa, América do Norte e na região da Ásia e Pacífico.
Contacte-nos para obter mais informações sobre a conformidade global.
As faturas estão em conformidade com as regulações locais fiscais e de IVA?
Sim. A faturação eletrónica da Tungsten Network está em conformidade com as regulações locais fiscais e de IVA. Temos uma parceria com a PwC para garantir o cumprimento das regulações locais fiscais e de faturação eletrónica.
Os compradores e fornecedores associados à Tungsten Network recebem uma versão em PDF da fatura assinada digitalmente. Esta é a imagem da fatura que está em conformidade com os trâmites fiscais. O comprador pode utilizar este documento para fins de fluxo de trabalho e auditoria.
Os membros da Tungsten Network podem armazenar o PDF assinado digitalmente no seu próprio arquivo eletrónico ou aceder ao mesmo no arquivo da Tungsten Network, disponível em permanência.
Contacte-nos para obter mais informações sobre a conformidade global.
Existe algum requisito de impressão ou armazenamento de cópias em papel de faturas?
Graças à faturação eletrónica, não é necessário imprimir ou guardar cópias em papel das suas faturas. A Tungsten Network não só envia os dados da fatura para o sistema de contabilidade do comprador, mas envia também um PDF assinado digitalmente que pode ser usado para fins de fluxo de trabalho e auditoria fiscal. Esta é a fatura que está em conformidade com os trâmites fiscais.
A Tungsten Network armazena cada fatura enviada por toda a rede de faturação eletrónica no arquivo de faturas. Todos os membros da rede podem aceder a este arquivo 24 horas por dia, 7 dias por semana através do portal da Tungsten Network.
Quais são as entidades com que a Tungsten Network estabelece parcerias para garantir a conformidade?
A PricewaterhouseCoopers disponibiliza aconselhamento fiscal à Tungsten Network. A Tungsten Network recorre a organizações locais da PwC para estabelecer ligações com as respetivas autoridades fiscais locais, para garantir que possuímos as informações fiscais mais atualizadas para integrar no nosso produto
As nossas faturas são assinadas digitalmente pela TrustWeaver. A TrustWeaver disponibiliza ferramentas que facilitam o cumprimento e a auditoria de documentos e de processos empresariais através de soluções inovadoras de assinatura eletrónica.
A Tungsten Network encontra-se "em conformidade em 48 países" – e em relação aos países onde não está em conformidade?
Nesse caso, a Tungsten não poderá fornecer um documento fiscal eletrónico legalmente válido e assinado digitalmente pela TrustWeaver. Em vez disso, a Tungsten facultará uma imagem do fluxo de trabalho da fatura com todas as informações relevantes, embora esse documento não tenha valor legal para efeitos de auditoria ou de reembolso do IVA.
O que é que é uma assinatura digital?
Essencialmente, uma assinatura digital prova ao Comprador que uma fatura foi legitimamente enviada pelo Fornecedor identificado na mesma. As assinaturas digitais são utilizadas para demonstrar a autenticidade da origem de uma fatura, bem como a integridade dos dados do documento original. As assinaturas da Tungsten Network são emitidas pela TrustWeaver e contêm um carimbo de data e hora.
É necessário verificar todas as assinaturas das faturas antes de avançar com o respetivo processamento, de forma a encerrar os registos de auditoria. No entanto, tal pode ser realizado pela Tungsten Network mediante autorização explícita por escrito do cliente, se necessário.
O que é que é o arquivo eletrónico da Tungsten Network?
A Tungsten Network armazena cada fatura enviada por toda a rede de faturação eletrónica no arquivo de faturas. Todos os membros da rede podem aceder a este arquivo 24 horas por dia, 7 dias por semana através do portal da Tungsten Network. As faturas são armazenadas sequencialmente e estão sempre disponíveis para consulta. Desde que as faturas sejam armazenadas no arquivo eletrónico, a Tungsten Network garante a respetiva legibilidade e proteção contra o acesso não autorizado.
É seguro enviar faturas através do Formulário Web?
O acesso ao serviço Tungsten, incluindo ao Formulário Web, requer três credenciais de autorização. Além disso, cada sessão é protegida por encriptação SSL de 128 bits padrão do setor utilizando certificados de servidor de classe 3 da Verisign. Depois de criada, a sua fatura é guardada no arquivo seguro onde é protegida pelas mais recentes medidas de segurança testadas diariamente.
Isto significa que apenas os utilizadores autorizados podem aceder ao sítio e que, depois de estarem ligados, todas as comunicações são privadas e os dados estão completamente protegidos.
Como posso efetuar o registo?
O registo apenas fica totalmente concluído quando selecionar e estabelecer ligação aos seus clientes da GE.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã
Como posso estabelecer ligação ao meu cliente?
Após iniciar sessão na Tungsten Network, clique no separador Clientes e selecione a opção Estabelecer ligação com um cliente.
Pode encontrar a lista completa das entidades compradoras da GE atualmente disponíveis aqui: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Quando posso começar a enviar a(s) minha(s) fatura(s) através da Tungsten Network?
Irá receber um e-mail com RTT no assunto. Esta é a notificação que indica que está "Pronto para fazer transações". Neste RTT, a GE fornece-lhe as instruções e informações de contacto dos seus Especialistas de integração da GE. Caso tenha alguma questão ou saldo pendente que gostaria de liquidar antes de iniciar a sua viagem pela Tungsten, contacte os Especialistas de integração da GE. Caso contrário, a GE começará a ativação dentro de 3 dias. A conclusão da ativação pode demorar até 5 dias úteis. Por isso, no prazo de 8 dias após a receção do RTT, verá as suas Notas de encomenda abertas no portal.
Caso não veja as suas Notas de encomenda, contacte os Especialistas de integração da GE.
Como posso enviar a minha fatura?
Ao enviar uma fatura para a GE, utilize sempre o separador Notas de encomenda para converter as NE, em vez de criar uma fatura a partir do zero.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Como adiciono custos de carga e de embalagem?
If you are a supplier of GE Renewable Energy Onshore-Offshore Wind, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.
If you are a supplier of GE Healthcare, GE Grid, GE Aviation or GE Corporate, please find the instructions here:
Ao criar a sua fatura, terá a opção de adicionar custos de carga e custos adicionais à sua fatura. Na última página da conversão da NE, após as suas informações de contacto e as informações da GE, na secção "Itens da fatura" existe o botão verde "Adicionar". Se clicar neste botão, pode adicionar os custos.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Como continuar a enviar as faturas em rascunho/guardadas?
1. Na página principal, clique em "Ver todas" no resumo de faturas guardadas.
2. As faturas guardadas serão apresentadas na parte inferior da página. Clique em Editar.
3. Verifique e preencha todos os campos obrigatórios (marcados com um asterisco vermelho).
4. No final da página, verifique os montantes no campo Resumo. Se estiver tudo correto, clique em Enviar.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã
Por que motivo as minhas NE não estão disponíveis?
Podem existir vários motivos para isto. Vamos verificar os mais frequentes:
Por que motivo as minhas NE estão a cinzento?
Por que motivo o Preço unitário apresentado no portal é diferente do preço acordado?
Contacte o seu Requerente da GE para atualizar a base de dados da GE com os seus preços atuais. Os dados modificados serão automaticamente integrados na Tungsten em poucas horas.
Por que motivo a Quantidade disponível apresentada no portal é diferente da quantidade acordada?
Contacte o seu Requerente da GE para atualizar a base de dados da GE com a quantidade necessária. Os dados modificados serão automaticamente integrados na Tungsten em poucas horas.
Por que motivo não consigo adicionar a taxa de imposto?
Pode introduzir o valor do imposto na última etapa da conversão da NE no campo "Imposto total", antes de clicar no botão "Enviar".
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Defina as taxas e os códigos fiscais aplicáveis à sua empresa, antes de iniciar a faturação para a GE. Para obter mais informações, visite https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Não é possível produzir faturas de impostos estrangeiros na Tungsten Network. Caso a sua empresa exerça atividade num país diferente, contacte os seus Especialistas de integração da GE.
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Qual é a data da fatura?
A data da fatura na sua fatura da Tungsten corresponderá sempre ao dia em que enviou a fatura com êxito. Recomendamos que conclua o envio da fatura da Tungsten assim que possível, de preferência no mesmo dia em que é criado o registo contabilístico de contas a receber no seu sistema de faturação.
Posso enviar várias faturas para a mesma NE?
Sim, é possível até que a quantidade da NE abranja o valor das suas faturas. Se a NE tiver várias linhas, pode faturar qualquer uma das linhas em primeiro lugar e faturar as restantes mais tarde. Se a NE tiver apenas uma linha, a quantidade a faturar pode ser modificada no campo das quantidades. Caso contrário, o sistema utiliza automaticamente o total de Quantidade disponível como predefinição. O mesmo se aplica para NE com várias linhas, quando for apenas selecionada uma linha.
O que devo fazer se o estado da minha fatura for "Falhou"? Posso voltar a enviá-la?
Se surgir a indicação de que a sua fatura falhou, significa que a fatura falhou as validações que a Tungsten Network realiza em nome da GE e não foi enviada para a GE.
Uma fatura falhada pode ser enviada novamente. No entanto, antes de a enviar novamente, certifique-se de que verifica o motivo da falha e realiza as correções necessárias. Caso precise de ajuda para entender os motivos da falha, envie um pedido de assistência através do Portal da Tungsten ou envie um e-mail para [email protected].
O que devo fazer se o estado da minha fatura for "Rejeitado"?
Please contact your GE buyer and\or Accounts Payables at https://gecorp.custhelp.com/app/utils/login_custom/redirect/S2PSupplierSupport%2Fcustomer_inquiry for rejection reason.
O que devo fazer se a minha fatura apresentar o estado "Entregue" durante mais de um dia? O que devo fazer para que o estado da fatura mude para "Aprovado"?
Provavelmente, existe um problema técnico com a interface entre os sistemas da Tungsten e da GE. Envie um pedido através do Portal da Tungsten ou envie um e-mail para [email protected]
Quando será paga a fatura que enviei através da Tungsten?
A transição para a faturação eletrónica não afeta o seu contrato/acordo de pagamento com a GE. A Tungsten não calcula a data de vencimento do pagamento, mas sim apresenta os dados recebidos do sistema da GE.
Pode verificar a data de pagamento prevista ao introduzir o número da fatura/número da NE/número da transação no campo de pesquisa na sua conta da Tungsten ou no separador "Faturas – "Estado da fatura".
A data de vencimento do pagamento estará disponível quando o estado da fatura for "Aprovado".
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Tenho de criar faturas na Tungsten e no meu software de contabilidade?
Não, a fatura criada na Tungsten é a fatura legal que pode utilizar para os seus próprios efeitos contabilísticos.
Como adicionar utilizadores adicionais?
Tem de ser o Administrador da sua conta para adicionar utilizadores adicionais
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Como posso modificar os detalhes da minha empresa?
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Como enviar um pedido de assistência para a Tungsten Network?
Para instruções mais detalhadas, consulte o nosso PDF, que contém capturas de ecrã.
Enviei um pedido de assistência para o Serviço de Assistência da Tungsten, mas preciso de ajuda para interpretar a resposta. Quem posso contactar?
Contacte o nível 1 de assistência através de [email protected] e forneça o número do pedido da Tungsten.
Informações de contacto
Ao efetuar o registo na Tungsten Network, também tem acesso a equipas de assistência dedicadas que o podem auxiliar na transição para a sua nova plataforma de faturação. Pode contactar as seguintes equipas de assistência: